Voorbereiden op een meeting

Voorbereiden op een meeting

Wanneer u voor de eerste keer een vergadering opent, ziet u de voorbereidingspagina.
We zullen elk deel van deze pagina doornemen.

Bovenste balken

Dit zal u bekend voorkomen, aangezien het op elke pagina in SalesNote te zien is.
Je hebt hier 3 knoppen:
  1. External Page: opent de pagina die u naar externe deelnemers kunt verzenden. Voor meer informatie zie Externe pagina
  2. Start Meeting: Start de vergadering. Voor meer informatie zie Tijdens de meeting
  3. Edit Meeting: hetzelfde venster dat u hebt gebruikt om de vergadering te maken, kan worden gebruikt om de basisinstellingen van de vergadering te wijzigen.

Titel balk

Dit zal de Title van de vergadering bevatten, evenals de Start- en End datum van de vergadering.
Aan de rechterkant brengt de knop Meeting Summary u naar de vergaderingssamenvatting. Voor meer informatie Opvolgen van de meeting

Linker kolom

Status

Hierin staat de huidige status.
De lijst met mogelijke statussen is:
  1. Suggested (wit): momenteel niet in gebruik
  2. Unlinked  (grijs): de vergadering is fris en leeg
  3. Linked (geel): contacten zijn toegevoegd aan de vergadering
  4. Preparation  (oranje): er zijn taken toegevoegd om voor te bereiden (voltooide taken of onvoltooide taken)
  5. Ready(Olijfgroen): Alle voorbereidingstaken zijn voltooid
  6. Started (blauw): de eerste vraag is beantwoord
  7. Processing  (paars): de eerste vervolgtaak is aangevinkt
  8. Finished (Groen): Alle vervolgtaken zijn aangevinkt

Type

Dit zijn de soorten vergaderingen die u tijdens deze stap hebt ingesteld: Meeting Types
Na het wijzigen van een type wordt u gevraagd of u:
  1. Werk de Media Items bij naar die van het nieuwe type
  2. Werk de Taken (zowel voorbereiding als follow-up) bij naar die van het nieuwe type
Als je Nee hebt gekozen en van gedachten bent veranderd, kun je nog steeds de knop Update Tasks gebruiken.
In deze selector heb je 2 tabbladen voor de soorten taken. U kunt de taken die u nodig hebt slepen en neerzetten.

Organizer

Dit is de Gebruiker die verantwoordelijk is voor de vergadering en deze heeft aangemaakt.
Je kan de  knop gebruiken om van organisator te wisselen.

Internal Attendees

U kunt uw interne Gebruikers doorzoeken om ze aan een vergadering toe te voegen.
Als u meer gebruikers nodig heeft, neem dan contact op met thomas@salesnote.eu

Attendees

U kunt uw Contacten zoeken om ze aan de vergadering toe te voegen.
Als u Contacten moet toevoegen, volg dan de handleiding: Contacten beheren.

Send mail to Attendees

Wanneer u een Template heeft ingevoerd in de Email Templates, is deze hier zichtbaar.
Als dat niet het geval is, kunt u uw aangepaste e-mailadres invoeren, u kunt ook de huidige sjabloon bewerken om aan uw huidige behoeften te voldoen.
Wilt u Variabelen toevoegen, raadpleeg dan de handleiding Email Templates onderaan.

Themes

Uw Thema's zullen hier aanwezig zijn, u kunt de thema's selecteren die u tijdens de vergadering wilt bespreken.
Volg de handleiding Thema's beheren om thema's toe te voegen.

Right Column

Preparation Tasks

Dit zijn de taken die u voor de vergadering moet voorbereiden.
Bovenaan zie je 2 knoppen:
  1.  Vernieuw de Standaard Voorbereiding Taken naar hun laatste versie en vernieuw de deadline.
  2.  Voeg een nieuwe Voorbereiding Taken toe
De lijst is gesorteerd op de deadline.
U kunt elke taak afvinken wanneer deze is voltooid.
Als je de taak opent zie je de notities van de taak en 2 knoppen:
  1. Edit Task: Wijzig de notities en de deadline van de taak
  2. Delete Task: Verwijder de taak

Preparation Notes

Een eenvoudige notitie van dingen die u misschien moet onthouden voor de vergadering.
Dit is alleen intern zichtbaar.

Media

Dit zijn de Media waartoe u toegang heeft tijdens de bijeenkomst (naast de specifieke themamedia).
Raadpleeg de Meeting Types om standaarditems toe te voegen.
Je hebt 2 knoppen:
  1.  Vernieuw de Media naar de standaard items van de Meeting Type
  2.  Selecteer de media die je wil toevoegen
Zodra je je media hebt geselecteerd, heb je 2 mogelijke opties in de lijst:
  1.  Selecteer het item als External Video (enkel beschikbaar voor YouTube en Loom video's)
  2.  Verwijder het media item

External Video
Dit is uw momenteel geselecteerde media om te laten zien aan de externe deelnemers op de Externe pagina

Conclusion Tasks

Dit zijn de taken die u na de vergadering moet opvolgen.
Bovenaan zie je 2 knoppen:
  1.  Vernieuw Standaard Opvolg Taak naar hun laatste versie en vernieuw de deadline
  2.  Voeg een nieuwe Opvolg Taak toe
De lijst is gesorteerd op de deadline.
Als je de taak opent zie je de notities van de taak en 2 knoppen:
  1. Edit Task: Wijzig de notities en de deadline van de taak
  2. Delete Task: Verwijder de taak

Comments

Een commentaar gedeelte waar externe gebruikers notities kunnen toevoegen via de Externe pagina.
Hier kan een werknemer ook zelf een comment toevoegen die zichtbaar is voor de aanwezigen

External notes (zichtbaar voor aanwezigen)

Een eenvoudige notitie die zichtbaar is op de Externe pagina
Dit kan een korte beschrijving zijn van wat de bedoeling van de bijeenkomst is.

    • Related Articles

    • Opvolgen van de meeting

      Wanneer je een meeting opent met status Processing of Finished. We zullen elk deel van deze pagina doornemen. Indien het de eerste keer is dat je op deze pagina komt, zal je een melding krijgen om een persoonlijke score in te vullen en de meeting al ...

    • Tijdens de meeting

      Wanneer u een vergadering opent met de status Ready of Started. We zullen elk deel van deze pagina doornemen. Houd er rekening mee dat de meeste gegevens die hier worden weergegeven, zijn gemaakt tijdens de voorbereiding: Voorbereiden op een meeting ...

    • Meeting Types

      Locatie: Settings > Meetings Via de knop Add New Type kan je een nieuw meeting type toevoegen. Na het aanmaken van een nieuw type zal het in de lijst verschijnen. In de lijst heb je nog wat extra knoppen:   Type bewerken   Type verwijderen Als u op ...

    • Nieuwe meeting toevoegen

      Locatie: Dashboard > Dashboard Met de Add New Meeting knop kan je een nieuwe meeting toevoegen Title: Titel van de meeting Start: Start van de meeting End: Einde van de meeting Description: Interne beschrijving van de meeting Type: Type van de ...

    • Externe pagina

      Wanneer u een vergadering opent (tijdens voorbereiding of voor aanvang van de vergadering). U heeft de mogelijkheid om een knop Externe pagina te gebruiken. Dit opent een nieuw tabblad met de externe pagina. Wanneer je op deze pagina komt (die ...